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Hub Sites vs Sites Collection

Sites Collection

La manière habituelle d'organiser nos espaces SharePoint Online, est une approche hiérarchique basée sur des collections de sites web dans lesquelles on retour 1 voire plusieurs sites web sur 1 ou plusieurs niveaux.

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La raison pour laquelle les sous-sites sont populaires est qu’ils ont résolu de nombreuses limitations. Non seulement ils ont permis d'organiser le contenu en hiérarchies logiques, ils ont également abordé la navigation, la sécurité et l'héritage des métadonnées. Vous pouvez facilement configurer un site parent avec un lien de navigation par liste déroulante globale et le transmettre aux sous-sites enfants situés en dessous . De même, si vous avez créé des colonnes de site sur le site parent, vous pouvez réutiliser ces mêmes colonnes ou types de contenu sur les sous-sites situés en dessous.

Le problème avec cette approche est que vous pouvez créer beaucoup de niveaux, tout comme des hiérarchies de dossiers. C’est une chose de créer 2 ou 3 niveaux, c’est une autre si vos utilisateurs créent 5 ou 6 niveaux de sous-sites. La gestion et la maintenance de tous ces niveaux deviennent vite très compliquées.

Dans l'interface classique d'administration SharePoint Online, l'approche par "collections de sites" est toujours d'actualité

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Mais elle ne propose aucun outil de gestion des sites webs qui sont dans ces collections.

De plus cette interface ne permet pas de visualiser, gérer, les espaces SharePoint associés à des groupes Office 365 ou à des Teams. Lorsque vous créez une équipe dans Teams ou un groupe Office 365, une collection SharePoint est créée en arrière-plan.

Avec l'avènement des groupes Office 365 et de Teams, Microsoft a introduit une nouvelle façon de structurer les sites SharePoint, en effet : une collection de sites = un site; donc terminé de construire des structures de collection de sites à plusieurs niveaux. Dans les faits vous pouvez encore le faire, mais c'est fortement déconseillé.

Ensuite sont arrivés de nouveaux modèles de site, dits "modernes" qui suivent cette logique de structure. Eux aussi depuis peu, ne proposent plus la création de sous-sites. Nous sommes donc ici aussi dans une logique 1 site = 1 collection. Du coup avec tous ces sites "unitaires", il est nécessaire de créer des liens entre eux. Et c'est là que les Hub Sites" interviennent. Ces Hubs nous permettent de regrouper nos sites dans des ilots d’informations logiques.

La notion de "Sites Collections" devient donc obsolète, car en effet dans cette approche par ilots "Hub", chaque site web créé est logé dans sa propre collection. D'ailleurs la nouvelle interface d'administration SharePoint Online fait complètement abstraction des collections de sites, et mets l'accent directement sur les sites web SharePoint eux-mêmes.

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Hub Sites

Les sites de Hub SharePoint apportent les nouvelles fonctionnalités suivantes à vous et à votre intranet:

  • Navigation entre sites : améliorez la visibilité et la navigation parmi les sites associés
  • Contenu cumulatif : lisez des nouvelles agrégées et découvrez les activités liées au site
  • Un aspect cohérent : établir un thème commun pour améliorer la sensibilisation des visiteurs aux sites connectés
  • Recherche étendue : concentrez-vous sur la recherche de contenu résidant dans les sites associés du site du concentrateur

Là où hier, j'organisais le contenu d'une entreprise sur base de collection de sites, avec plusieurs niveaux de site webs, souvent une collection par département, aujourd'hui l'approche sera différente. Mon département, RH par exemple, sera formé de plusieurs sites web SharePoint que je vais reliés entre eux via un HUB RH

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Si dans mon tenant Office 365, le département RH utilise des groupes Office 365 et des espaces Teams, je vais aussi pouvoir les associer à mon HUB RH, et ainsi créer un ilot logique sur base de tous les contenus SharePoint inhérents au département RH.

Il y a quand même quelques règles à connaitre

  • 1 site ne peut être associé qu'à un seul Hub Site
  • 1 Hub Site ne peut pas être associé à un autre Hub Site

Donc, nous avons bien des ilots de sites web sans liens entre les ilots eux-mêmes

Mais grâce à cette approche, il est très simple de lier un site à un Hub dans un premier temps, de le délier par la suite pour le lier à un autre Hub ensuite. Et donc réorganiser la structure des Hub en fonction des besoins.

Dixit Microsoft : Les sites SharePoint Hub vous permettent de répondre aux besoins de votre organisation en connectant et en organisant des sites en fonction du projet, du service, du département, de la région, etc., ce qui simplifie :

  • la découverte de contenu associé tel que des actualités et d'autres activités sur un site
  • la mise en place d'une structure de navigation commune
  • la mise en place d'une thématique commune
  • effectuer une recherche sur tous les sites associés.

Mais selon moi, cette approche va soulever d'autres questions

  • l'héritage des permissions disparait, il faut donc gérer les permissions sites web par sites web
  • l'usage des colonnes de sites et des types de contenus n'a plus vraiment d'intérêt


Création et constitution d'un Hub

Pour créer un Hub Site, il faut d'abord créer un site SharePoint !

La création d'un site SharePoint via la nouvelle Interface d'administration est quelque chose de raisonnablement intuitif.

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Il faut d'abord choisir un modèle de site, et ensuite le configurer

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Pour créer un Hub, vous devez choisir un site SharePoint et le promouvoir comme étant un Hub

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Ensuite il vous reste à associer d'autres sites SharePoint dans votre Hub

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Gestion des quotas

Avec l'approche par Collection de sites, vous pouviez définir un quota sur le stockage différent à chaque collection de site. Mais au sein même d'une collection, ce quota est global et partagé par tous les sites de votre collection. Avec cette nouvelle interface d'administration on peut donc définir un quota par site web SharePoint, et ce même sur les Groupes Office 365 et les espaces Teams vu que ce sont des sites SharePoint.

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Alors ?
Pour ou contre les Hub SharePoint ?

Pour

  • Organisation non hiérarchique, non structurelle
  • Meilleure gestion des quotas de stockage
  • Flexibilité sur la manière d'organiser les Hub
  • Mise en place d'une navigation plus intuitive
  • Regroupement de contenu SharePoint divers et
    variés en fonction d'un contexte logique
  • Recherche plus contextuelle


Contre

  • Organisation non structurelle, non hiérarchique
  • Organisation des meta données moins abouties
  • Peu d'intérêt à établir des types de contenus
  • Gestion des permissions plus complexe car pas
    d'héritage sur les permissions

Et oui, l'organisation non hiérarchique est pour moi un avantage et un inconvénient, certaines entreprises vont aimer cette approche d'autres pas du tout. Et là où on va gagner en terme de liberté d'organisation des contenus, on va le perdre sur la classification de ces contenus.


Création de pages OneNote pour les meeting

Environnement technique : Microsoft Flow, Office 365, OneDrive Entreprise, Exchange Online

La plateforme Microsoft Flow propose de nombreux modèles de flux tout fait.

Parmi ces modèles, il y en a un qui est vraiment utile pour le suivi de vos réunions.

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Le modèle par défaut proposé par Flow, crée un page OneNote vierge 15 minutes avant chacune de vos réunions.


Outlook et OneNote

Dans Outlook, vous avez la possibilité de créer une page OneNote liée à un rendez-vous.

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Le résultat est intéressant, mais le flux Microsoft par défaut est loin de donner le même résultat, on est même très loin d'avoir quelque chose d'exploitable.

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La page créée n'a pas de titre et ne contient aucune information sur le meeting !

Assez décevant comme résultat en définitif.

Nous allons donc partir sur ce flux basique pour en faire quelque chose de plus intéressant en terme de suivi.


Création du flux

Le bloc-notes doit se trouver impérativement dans un OneDrive Entreprise !

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Au moment de la création du flux, il est préférable de passer en mode édition avancé !

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Bien que ce flux soit intéressant, la note créée n'est pas satisfaisante, car elle ne reprend pas d'informations utiles concernant vos réunions.

L'objectif ici est de créer une note qui reprenne les informations suivantes des réunions :

  • Sujet de la réunion
  • Participants de la réunion
  • Lieu de la réunion
  • Date et heure de la réunion
  • Contenu de la réunion
  • Organisateur de la réunion


Format d'une page OneNote

Une page OneNote répond à une structure HTML standard et simpliste.

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Nous allons donc profiter de cette structure pour construire un contenu de page plus riche que ce qui est proposé par défaut.

Voici la structure HTML que nous allons implémenter :

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Il faudra juste insérer les bons objets aux endroits souhaités


Création d'une page OneNote

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La plupart des objets insérés peuvent être utilisés tel quel :

  • Object : Sujet de la réunion
  • DisplayName : Lieu de la réunion
  • Content : Message de la réunion

Mais d'autres doivent être formatés correctement


Début de la réunion

Attention que la date de la réunion est formatée UTC, et donc dans mon cas je préfère la convertir au format Europe de l'ouest !

convertTimeZone(triggerBody()?['Start'],'UTC','W. Europe Standard Time','dd/MM/yyyy HH:mm')


Organisateur

Cet objet renvoi la chaîne suivante : {"EmailAddress":{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}}

Il va donc falloir la formater

Replace(Replace(Replace(Replace(replace(replace(replace(string(triggerBody()?['Organizer']),'"',''),'{',''),'}',''),',',' '),'EmailAddress:',''),'Address:',''),'Name:','')


Les participants

L'objet EmailAddress renvoi un tableau de valeurs que je stocke dans une chaîne de caractères

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La variable Attendees est maintenant constituée ainsi

{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}{"Name":"Arnaud JUND (Outlook)","Address":"arnaud.jund@outlook.com"}{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}

Il va donc falloir la formater aussi

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Replace(Replace(Replace(replace(replace(replace(variables('Attendees'),'"',''),'{',''),'}','
'),',',' '),'Address:',''),'Name:','')


Flux complet

Le flux est complètement terminé

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Le résultat

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Microsoft Flow - Boite Mail partagée - Bibliothèque SharePoint

Environnement technique : Microsoft Flow, Office 365, SharePoint Online, Exchange Online

La plateforme Microsoft Flow propose de nombreux modèles de flux tout fait.

Parmi ces modèles, il y en a un que j'utilise régulièrement :

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Le principe de ce flux est de récupérer les pièces jointes que je reçois par courrier électronique et de les sauvegarder automatiquement dans une bibliothèque SharePoint.

Très pratique lorsque que l'on veut archiver les documents reçus par courrier dans le cadre d'un projet par exemple.

Le comportement par défaut de ce flux est d'utiliser mes paramètres d'authentification pour accéder à ma boite mail et à mes espaces SharePoint.

Dans certains cas, on aimerait pouvoir récupérer les pièces jointes non pas de sa propre boite mail mais celles d'une boite mail partagée.

Voici mon scénario : La réception des factures se fait via une boite mail partagée "invoice@neomytic.be", et on aimerait archiver les factures dans une bibliothèque SharePoint de l'intranet de l'entreprise.

 

 

SharePoint Online

Tout d'abord, il me faut un espace SharePoint avec une bibliothèque de documents pour l'archivage des factures reçues.

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J'ai donc prévu à cet effet, un site web SharePoint "Sales" avec une bibliothèque "Invoices"

 

 

Exchange Online

Ensuite pour la réception des factures, il me faut une boite mail partagée.

Pour créer cette boite mail, je vais dans le centre d'administration d'Exchange Online

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Dans la section "Boites aux lettres", je vais pouvoir créer une boite aux lettres partagées

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Pour rappel, la création d'une boite mail partagée ne consomme aucune licence Office 365. Vous pouvez donc en créer autant que vous le souhaitez.

 

 

Microsoft Flow

Dans Flow, si je crée un flux sur base de mon modèle préféré, je vais avoir ceci :

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Et là bien que, mon compte utilisateur ait un accès à la boite mail partagée, Flow ne permet pas de se connecter à une autre boite que celle liée aux identifiants de l'utilisateur.

Il va donc falloir contourner ce problème !

 

 

Office 365

Pour rendre fonctionnel mon flux, il faut que ce dernier utilise non pas mes paramètres d'authentification mais ceux de la boite mail partagée. Y a plus qu'à !!

Lorsque l'on créée une boite mail partagée, Office 365 créée en parallèle un compte utilisateur associé, mais sans licence. Via l'interface d'administration d'Office 365, dans la section des utilisateurs "Actifs" vous allez retrouver :

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On va donc lui attribuer un mot de passe !

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Retournons dans Flow maintenant !

 

 

Microsoft Flow

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La connexion à Office 365 Outlook, plutôt que de travailler avec mon compte personnel, je vais impersonnaliser la connexion en ajoutant une nouvelle connexion.

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On va donc utiliser un autre compte pour l'accès à la boite mail !

Il s'agit ici de renseigner le compte utilisateur invoices@neomytic.onmicrosoft.com

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Et voilà comment j'obtiens mon accès à une boite mail partagée dans Flow !

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A partir de là, mon flux ira récupérer les pièces jointes reçues dans ma boite mail partagée invoices@neomytic.be pour les publier dans une bibliothèque SharePoint

Voici à quoi ressemble mon flux terminé :

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Reste plus qu'à le tester !!!


Etech sprl

 

Ce vendredi 29 janvier, une partie de l’équipe d’ ETECH (www.etech-sprl.com) a été invitée par Julien De l’Arbre (www.neo-sprl.com) à une séance de formation sur les outils collaboratifs de la suite Office 365.

Le but était tout d’abord d’identifier les produits les plus adaptés à notre métier et d’ainsi définir nos futurs modes de partage d’information et d’échange.

Cette formation, assurée par Arnaud Jund (www.neomytic.be), fut très interactive et totalement adaptée à notre demande !

Nous pouvons maintenant choisir les outils les plus appropriés et les « paramétrer » à notre sauce.

Une prochaine session, adressée au reste de l’équipe, ciblera les options choisies.

Merci à Arnaud pour l’aspect didactique et flexible qu’il a pu apporter.

Merci à Julien et à ses collègues de NEO qui continueront de nous accompagner dans la mise en place de nos outils informatiques.

 

cdu

 

Pascal FORNER

ETECH S.P.R.L. - CEO

etech


Office 365, centre des usages

Centre des usages sous Office 365

Découvrez la solution Office 365 de Microsoft pour travailler autrement.

Tous les jours, nous sommes des millions à travailler sur un ordinateur.   Le PC, et les logiciels Windows, Office, Outlook sont utilisés pour créer, partager des documents, analyser, communiquer etc.

Les outils de Microsoft sont au cœur des usages. Ces dernières années, avec l’arrivée de l’Internet, et des technologies liées au Cloud Computing, les entreprises ont connu un bouleversement dans leur univers technologique.

Forums, blogs, flux RSS, messagerie instantanée, téléphonie mobile, outils de travail collaboratif et réseaux sociaux intègrent peu à peu la vie active sous la pression de ce qui se passe déjà dans des foyers bien équipés et d’une nouvelle génération née dans les années 90, pétrie de culture 2.0.

Le centre des usages est un environnement de mise en pratique. Au travers de scénarios complets vous allez jouer les technologies afin de vous rendre compte avec quelle facilité les outils de la plateforme Office 365 de Microsoft peuvent vous aider dans votre efficacité au quotidien.

 

cdu

 

Augmentez votre efficacité personnelle
Découvrez les nouveaux usages autour du poste de travail. Comment optimiser vos recherches sur votre poste de travail et créer du contenu.  Les participants feront un tour non structuré de certaines nouvelles fonctionnalités dans Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook et Word

Optimisez votre temps.
Utilisez tous les outils relationnels de votre entreprise pour organiser au mieux vos réunions.  Apprenez à joindre vos contacts professionnels de manière efficace afin d'assurer votre activité tout en étant mobile.

 

Que vous soyez dirigeant d'une entreprise, PME ou TPE, que vous soyez employé ou indépendant, que vous soyez enseignant ou tout simplement curieux de vivre une nouvelle expérience de travail, nous vous proposons de participer gratuitement à notre atelier du 8 janvier 2016.  Le nombre de places étant limité à 7 participants, n'hésitez pas à vous inscrire rapidement.
https://www.eventbrite.com/e/billets-office-365-centre-des-usages-19653062840


Avec Microsoft Office 365, la CILE travaille plus vite.

 

L’infrastructure informatique de la CILE était plutôt hétérogène jusqu’à récemment. Les collaborateurs utilisaient différentes versions du système d’exploitation Windows et d’autres logiciels. De plus, certains collaborateurs doivent pouvoir travailler en mode mobile et en toute flexibilité en disposant d’un accès aux informations déterminantes.

La CILE a collaboré avec le partenaire informatique Neomytic au terme d’une adjudication publique. Cette entreprise remplissait toutes les conditions techniques, entre autres, la garantie d’une migration rapide vers Microsoft Office 365 et Microsoft SharePoint, à laquelle il faut ajouter la définition, l’installation et la maintenance de l’infrastructure de serveurs. William De Angelis: « Neomytic est une entreprise relativement petite qui se distingue par des procédures légères et une réactivité élevée. Il importait de trouver un partenaire étroitement lié à l’ensemble du processus. »

https://customers.microsoft.com/en-US/story/avec-microsoft-office-365-la-cile-travaille-plus-vite