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Création de pages OneNote pour les meeting

Environnement technique : Microsoft Flow, Office 365, OneDrive Entreprise, Exchange Online

La plateforme Microsoft Flow propose de nombreux modèles de flux tout fait.

Parmi ces modèles, il y en a un qui est vraiment utile pour le suivi de vos réunions.

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Le modèle par défaut proposé par Flow, crée un page OneNote vierge 15 minutes avant chacune de vos réunions.


Outlook et OneNote

Dans Outlook, vous avez la possibilité de créer une page OneNote liée à un rendez-vous.

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Le résultat est intéressant, mais le flux Microsoft par défaut est loin de donner le même résultat, on est même très loin d'avoir quelque chose d'exploitable.

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La page créée n'a pas de titre et ne contient aucune information sur le meeting !

Assez décevant comme résultat en définitif.

Nous allons donc partir sur ce flux basique pour en faire quelque chose de plus intéressant en terme de suivi.


Création du flux

Le bloc-notes doit se trouver impérativement dans un OneDrive Entreprise !

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Au moment de la création du flux, il est préférable de passer en mode édition avancé !

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Bien que ce flux soit intéressant, la note créée n'est pas satisfaisante, car elle ne reprend pas d'informations utiles concernant vos réunions.

L'objectif ici est de créer une note qui reprenne les informations suivantes des réunions :

  • Sujet de la réunion
  • Participants de la réunion
  • Lieu de la réunion
  • Date et heure de la réunion
  • Contenu de la réunion
  • Organisateur de la réunion


Format d'une page OneNote

Une page OneNote répond à une structure HTML standard et simpliste.

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Nous allons donc profiter de cette structure pour construire un contenu de page plus riche que ce qui est proposé par défaut.

Voici la structure HTML que nous allons implémenter :

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Il faudra juste insérer les bons objets aux endroits souhaités


Création d'une page OneNote

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La plupart des objets insérés peuvent être utilisés tel quel :

  • Object : Sujet de la réunion
  • DisplayName : Lieu de la réunion
  • Content : Message de la réunion

Mais d'autres doivent être formatés correctement


Début de la réunion

Attention que la date de la réunion est formatée UTC, et donc dans mon cas je préfère la convertir au format Europe de l'ouest !

convertTimeZone(triggerBody()?['Start'],'UTC','W. Europe Standard Time','dd/MM/yyyy HH:mm')


Organisateur

Cet objet renvoi la chaîne suivante : {"EmailAddress":{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}}

Il va donc falloir la formater

Replace(Replace(Replace(Replace(replace(replace(replace(string(triggerBody()?['Organizer']),'"',''),'{',''),'}',''),',',' '),'EmailAddress:',''),'Address:',''),'Name:','')


Les participants

L'objet EmailAddress renvoi un tableau de valeurs que je stocke dans une chaîne de caractères

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La variable Attendees est maintenant constituée ainsi

{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}{"Name":"Arnaud JUND (Outlook)","Address":"arnaud.jund@outlook.com"}{"Name":"Arnaud JUND","Address":"a.jund@neomytic.be"}

Il va donc falloir la formater aussi

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Replace(Replace(Replace(replace(replace(replace(variables('Attendees'),'"',''),'{',''),'}','
'),',',' '),'Address:',''),'Name:','')


Flux complet

Le flux est complètement terminé

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Le résultat

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Microsoft Flow - Boite Mail partagée - Bibliothèque SharePoint

Environnement technique : Microsoft Flow, Office 365, SharePoint Online, Exchange Online

La plateforme Microsoft Flow propose de nombreux modèles de flux tout fait.

Parmi ces modèles, il y en a un que j'utilise régulièrement :

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Le principe de ce flux est de récupérer les pièces jointes que je reçois par courrier électronique et de les sauvegarder automatiquement dans une bibliothèque SharePoint.

Très pratique lorsque que l'on veut archiver les documents reçus par courrier dans le cadre d'un projet par exemple.

Le comportement par défaut de ce flux est d'utiliser mes paramètres d'authentification pour accéder à ma boite mail et à mes espaces SharePoint.

Dans certains cas, on aimerait pouvoir récupérer les pièces jointes non pas de sa propre boite mail mais celles d'une boite mail partagée.

Voici mon scénario : La réception des factures se fait via une boite mail partagée "invoice@neomytic.be", et on aimerait archiver les factures dans une bibliothèque SharePoint de l'intranet de l'entreprise.

 

 

SharePoint Online

Tout d'abord, il me faut un espace SharePoint avec une bibliothèque de documents pour l'archivage des factures reçues.

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J'ai donc prévu à cet effet, un site web SharePoint "Sales" avec une bibliothèque "Invoices"

 

 

Exchange Online

Ensuite pour la réception des factures, il me faut une boite mail partagée.

Pour créer cette boite mail, je vais dans le centre d'administration d'Exchange Online

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Dans la section "Boites aux lettres", je vais pouvoir créer une boite aux lettres partagées

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Pour rappel, la création d'une boite mail partagée ne consomme aucune licence Office 365. Vous pouvez donc en créer autant que vous le souhaitez.

 

 

Microsoft Flow

Dans Flow, si je crée un flux sur base de mon modèle préféré, je vais avoir ceci :

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Et là bien que, mon compte utilisateur ait un accès à la boite mail partagée, Flow ne permet pas de se connecter à une autre boite que celle liée aux identifiants de l'utilisateur.

Il va donc falloir contourner ce problème !

 

 

Office 365

Pour rendre fonctionnel mon flux, il faut que ce dernier utilise non pas mes paramètres d'authentification mais ceux de la boite mail partagée. Y a plus qu'à !!

Lorsque l'on créée une boite mail partagée, Office 365 créée en parallèle un compte utilisateur associé, mais sans licence. Via l'interface d'administration d'Office 365, dans la section des utilisateurs "Actifs" vous allez retrouver :

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On va donc lui attribuer un mot de passe !

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Retournons dans Flow maintenant !

 

 

Microsoft Flow

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La connexion à Office 365 Outlook, plutôt que de travailler avec mon compte personnel, je vais impersonnaliser la connexion en ajoutant une nouvelle connexion.

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On va donc utiliser un autre compte pour l'accès à la boite mail !

Il s'agit ici de renseigner le compte utilisateur invoices@neomytic.onmicrosoft.com

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Et voilà comment j'obtiens mon accès à une boite mail partagée dans Flow !

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A partir de là, mon flux ira récupérer les pièces jointes reçues dans ma boite mail partagée invoices@neomytic.be pour les publier dans une bibliothèque SharePoint

Voici à quoi ressemble mon flux terminé :

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Reste plus qu'à le tester !!!