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Hub Sites vs Sites Collection

Sites Collection

La manière habituelle d'organiser nos espaces SharePoint Online, est une approche hiérarchique basée sur des collections de sites web dans lesquelles on retour 1 voire plusieurs sites web sur 1 ou plusieurs niveaux.

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La raison pour laquelle les sous-sites sont populaires est qu’ils ont résolu de nombreuses limitations. Non seulement ils ont permis d'organiser le contenu en hiérarchies logiques, ils ont également abordé la navigation, la sécurité et l'héritage des métadonnées. Vous pouvez facilement configurer un site parent avec un lien de navigation par liste déroulante globale et le transmettre aux sous-sites enfants situés en dessous . De même, si vous avez créé des colonnes de site sur le site parent, vous pouvez réutiliser ces mêmes colonnes ou types de contenu sur les sous-sites situés en dessous.

Le problème avec cette approche est que vous pouvez créer beaucoup de niveaux, tout comme des hiérarchies de dossiers. C’est une chose de créer 2 ou 3 niveaux, c’est une autre si vos utilisateurs créent 5 ou 6 niveaux de sous-sites. La gestion et la maintenance de tous ces niveaux deviennent vite très compliquées.

Dans l'interface classique d'administration SharePoint Online, l'approche par "collections de sites" est toujours d'actualité

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Mais elle ne propose aucun outil de gestion des sites webs qui sont dans ces collections.

De plus cette interface ne permet pas de visualiser, gérer, les espaces SharePoint associés à des groupes Office 365 ou à des Teams. Lorsque vous créez une équipe dans Teams ou un groupe Office 365, une collection SharePoint est créée en arrière-plan.

Avec l'avènement des groupes Office 365 et de Teams, Microsoft a introduit une nouvelle façon de structurer les sites SharePoint, en effet : une collection de sites = un site; donc terminé de construire des structures de collection de sites à plusieurs niveaux. Dans les faits vous pouvez encore le faire, mais c'est fortement déconseillé.

Ensuite sont arrivés de nouveaux modèles de site, dits "modernes" qui suivent cette logique de structure. Eux aussi depuis peu, ne proposent plus la création de sous-sites. Nous sommes donc ici aussi dans une logique 1 site = 1 collection. Du coup avec tous ces sites "unitaires", il est nécessaire de créer des liens entre eux. Et c'est là que les Hub Sites" interviennent. Ces Hubs nous permettent de regrouper nos sites dans des ilots d’informations logiques.

La notion de "Sites Collections" devient donc obsolète, car en effet dans cette approche par ilots "Hub", chaque site web créé est logé dans sa propre collection. D'ailleurs la nouvelle interface d'administration SharePoint Online fait complètement abstraction des collections de sites, et mets l'accent directement sur les sites web SharePoint eux-mêmes.

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Hub Sites

Les sites de Hub SharePoint apportent les nouvelles fonctionnalités suivantes à vous et à votre intranet:

  • Navigation entre sites : améliorez la visibilité et la navigation parmi les sites associés
  • Contenu cumulatif : lisez des nouvelles agrégées et découvrez les activités liées au site
  • Un aspect cohérent : établir un thème commun pour améliorer la sensibilisation des visiteurs aux sites connectés
  • Recherche étendue : concentrez-vous sur la recherche de contenu résidant dans les sites associés du site du concentrateur

Là où hier, j'organisais le contenu d'une entreprise sur base de collection de sites, avec plusieurs niveaux de site webs, souvent une collection par département, aujourd'hui l'approche sera différente. Mon département, RH par exemple, sera formé de plusieurs sites web SharePoint que je vais reliés entre eux via un HUB RH

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Si dans mon tenant Office 365, le département RH utilise des groupes Office 365 et des espaces Teams, je vais aussi pouvoir les associer à mon HUB RH, et ainsi créer un ilot logique sur base de tous les contenus SharePoint inhérents au département RH.

Il y a quand même quelques règles à connaitre

  • 1 site ne peut être associé qu'à un seul Hub Site
  • 1 Hub Site ne peut pas être associé à un autre Hub Site

Donc, nous avons bien des ilots de sites web sans liens entre les ilots eux-mêmes

Mais grâce à cette approche, il est très simple de lier un site à un Hub dans un premier temps, de le délier par la suite pour le lier à un autre Hub ensuite. Et donc réorganiser la structure des Hub en fonction des besoins.

Dixit Microsoft : Les sites SharePoint Hub vous permettent de répondre aux besoins de votre organisation en connectant et en organisant des sites en fonction du projet, du service, du département, de la région, etc., ce qui simplifie :

  • la découverte de contenu associé tel que des actualités et d'autres activités sur un site
  • la mise en place d'une structure de navigation commune
  • la mise en place d'une thématique commune
  • effectuer une recherche sur tous les sites associés.

Mais selon moi, cette approche va soulever d'autres questions

  • l'héritage des permissions disparait, il faut donc gérer les permissions sites web par sites web
  • l'usage des colonnes de sites et des types de contenus n'a plus vraiment d'intérêt


Création et constitution d'un Hub

Pour créer un Hub Site, il faut d'abord créer un site SharePoint !

La création d'un site SharePoint via la nouvelle Interface d'administration est quelque chose de raisonnablement intuitif.

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Il faut d'abord choisir un modèle de site, et ensuite le configurer

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Pour créer un Hub, vous devez choisir un site SharePoint et le promouvoir comme étant un Hub

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Ensuite il vous reste à associer d'autres sites SharePoint dans votre Hub

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Gestion des quotas

Avec l'approche par Collection de sites, vous pouviez définir un quota sur le stockage différent à chaque collection de site. Mais au sein même d'une collection, ce quota est global et partagé par tous les sites de votre collection. Avec cette nouvelle interface d'administration on peut donc définir un quota par site web SharePoint, et ce même sur les Groupes Office 365 et les espaces Teams vu que ce sont des sites SharePoint.

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Alors ?
Pour ou contre les Hub SharePoint ?

Pour

  • Organisation non hiérarchique, non structurelle
  • Meilleure gestion des quotas de stockage
  • Flexibilité sur la manière d'organiser les Hub
  • Mise en place d'une navigation plus intuitive
  • Regroupement de contenu SharePoint divers et
    variés en fonction d'un contexte logique
  • Recherche plus contextuelle


Contre

  • Organisation non structurelle, non hiérarchique
  • Organisation des meta données moins abouties
  • Peu d'intérêt à établir des types de contenus
  • Gestion des permissions plus complexe car pas
    d'héritage sur les permissions

Et oui, l'organisation non hiérarchique est pour moi un avantage et un inconvénient, certaines entreprises vont aimer cette approche d'autres pas du tout. Et là où on va gagner en terme de liberté d'organisation des contenus, on va le perdre sur la classification de ces contenus.




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